1. Zum Start eines gemeinsamen Projekts
Eine Webagentur begrüßt ihren neuen Kunden
Erfundenes Beispiel: Eine Agentur gestaltet die Website eines Handwerksbetriebs neu.
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Ersetzen Sie den Bezug zur Werkstatt durch ein Thema aus Ihrem eigenen Kundengespräch.
2. Nach der ersten Bestellung
Eine Rösterei begrüßt einen neuen Firmenkunden
Erfundenes Beispiel: Ein Büro bestellt zum ersten Mal Kaffee für sein Team.
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So schreiben Sie Ihre eigene Begrüßung
Beginnen Sie mit dem Anlass: dem neuen Auftrag, der ersten Bestellung oder dem Beginn einer Betreuung. ‚Vielen Dank für Ihren Auftrag‘ ist ein brauchbarer Einstieg. Im nächsten Satz können Sie auf etwas eingehen, das Sie mit diesem Kunden besprochen haben.
Unterschreiben sollte die Person, mit der der Kunde tatsächlich zu tun hat. Nennen Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, unter der sie erreichbar ist. Eine Unterschrift wie ‚Ihr Team‘ lässt offen, an wen sich der Kunde wenden kann.
Lesen Sie den Brief laut vor. Würden Sie den Satz auch im Gespräch sagen? ‚Wir freuen uns auf die bevorstehende partnerschaftliche Zusammenarbeit‘ lässt sich meistens auf ‚Ich freue mich auf die Zusammenarbeit‘ kürzen.
Wann sollte der Brief ankommen?
Beim Projektstart passt die Begrüßung nach der Beauftragung. Nach einer Warenbestellung können Sie sich auf die Lieferung beziehen, sobald diese angekommen ist. Prüfen Sie vor dem Versand, ob es eine offene Reklamation gibt: Wer gerade auf eine Ersatzlieferung wartet, braucht zuerst eine Antwort darauf.
Termine für morgen, Zugangsdaten und dringende Aufgaben schicken Sie auf dem bereits vereinbarten schnellen Weg. Ein Willkommensbrief kann auch nach dem ersten Termin noch passen, wenn sein Inhalt zeitlich offen formuliert ist.
Echtbrief produziert ab 100 Briefen pro Auftrag. Für eine Begrüßungsaktion wählen Sie Kunden aus, deren Start zeitlich zusammenpasst. Einzelne Begrüßungen können Sie mit diesen Texten auch selbst schreiben.
Häufige Fragen
Wie lang sollte ein Willkommensbrief sein?
Für eine Begrüßung reichen oft drei kurze Absätze: Anlass, ein persönlicher Satz und der Ansprechpartner. Eine Anleitung zum Produkt braucht mehr Platz und lässt sich separat bereitstellen.
Soll ich den Kunden duzen oder siezen?
Bleiben Sie bei der Ansprache aus Ihren bisherigen Gesprächen. Ein handgeschriebener Brief ist allein kein Anlass, vom Sie zum Du zu wechseln.
Muss der Brief ein Angebot oder einen Rabatt enthalten?
Nein. Ein Dank für die erste Bestellung oder ein persönlicher Gruß zum Projektstart reicht als Anlass aus.